Đã tải extool nhiều lần trong năm do lỗi/thiếu ngày? Gộp lại ở đây trước

Dùng khi phải tải lại extool nhiều lần (VD: thiếu hóa đơn ngày 02/01, 04/01 → tải lại cả ngày 02/01 → chồng lấn với file tổng đã có). Không giới hạn số lượng file đưa vào — có thể đưa toàn bộ file phát sinh trong năm cùng lúc. Công cụ sẽ tự phát hiện hóa đơn trùng (khoá trùng: Ký hiệu + Số HĐ + MST người bán + Ngày lập); với mỗi hóa đơn trùng, so sánh ngay tại mức hóa đơn đó — bản nào có đầy đủ dòng chi tiết/dữ liệu hơn thì giữ, bản còn lại (thường thiếu dòng hoặc có cảnh báo lỗi xử lý ở cột Trạng thái/Kết quả kiểm tra) sẽ bị loại — sau đó sắp xếp lại toàn bộ theo ngày lập tăng dần. Nếu chỉ có 1 file hoặc chắc chắn không có trùng lặp, có thể bỏ qua bước này và tải file thẳng vào Bước 1 bên dưới.

Đưa file xuất từ extool vào đây Nhiều file · .xlsx / .xls / .xml

Có thể chọn nhiều file cùng lúc, không giới hạn số lượng (VD: nhiều tháng, nhiều NCC). Hỗ trợ cả file Excel (.xlsx, .xls) và file XML hóa đơn điện tử (.xml). Với mỗi file Excel, chọn đúng sheet dữ liệu hóa đơn và dòng tiêu đề nếu công cụ tự nhận diện chưa đúng; với file .xml, công cụ tự đọc theo cấu trúc dữ liệu hóa đơn điện tử phổ biến (TTChung/NDHDon/NBan/NMua/HHDVu/TToan) — nên kiểm tra lại kết quả nếu phần mềm HĐĐT của người bán dùng cấu trúc khác.

Tuỳ chọn xử lý

Các dòng có tên gợi ý là giảm trừ nhưng chưa chắc chắn

Công cụ tự động đảo dấu (âm) các dòng có tên chứa "chiết khấu"/"giảm giá". Với các dòng bên dưới (tên chứa "hoàn tiền"/"hoàn phí"/"khuyến mãi"/"voucher"), công cụ KHÔNG tự đảo dấu — hãy tick chọn dòng nào anh xác nhận đúng là khoản giảm trừ (sẽ đảo dấu thành âm), rồi bấm "Áp dụng lựa chọn & xử lý lại".

Tổng quan

Bấm vào 1 thẻ ở trên để lọc 2 bảng bên dưới theo đúng nhóm hóa đơn đó (kèm dữ liệu dòng chi tiết tương ứng).

Ghi chú: File kết quả gồm tối đa 4 sheet (có thể bỏ bớt và đổi tên ở trên) — "Nguyên liệu đầu vào" (dữ liệu gốc chưa xử lý, gộp từ toàn bộ file đã upload), "Tổng hợp theo hóa đơn" (mỗi hóa đơn 1 dòng, có trạng thái soát) và "Dữ liệu đã xử lý" (giữ nguyên thứ tự cột gốc, các cột soát/cảnh báo được thêm ở cuối; dòng phí tách ra là bản sao dòng chi tiết cuối cùng của hóa đơn, chỉ đổi diễn giải/số tiền, đặt ngay dưới dòng chi tiết cuối cùng). Hóa đơn điều chỉnh (số âm) được soát và gắn nhãn Điều chỉnh riêng, không so trùng số với hóa đơn thường và không áp dụng phân bổ chiết khấu. Trường hợp TH2 (Tổng tiền thuế trên hóa đơn không khớp tổng các dòng Tiền thuế — hay gặp khi hóa đơn có nhiều thuế suất/KCT/KKKNT/0%/5%/8% lẫn nhau): phần chênh lệch được phân bổ theo đúng tỷ lệ tiền thuế của từng dòng đã có (không suy diễn lại theo %), nên các dòng 0%/KCT/KKKNT không bị gán nhầm tiền thuế. Trường hợp hóa đơn có dòng ghi chú giảm thuế theo Nghị quyết (VD "Đã giảm X đồng tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT theo Nghị quyết .../20../QH15") trong cột "Tên hàng hóa, dịch vụ": công cụ tự nhận diện dòng này (không tính là dòng hàng hóa thật), tính chênh lệch = Tổng Thành tiền chưa thuế (+ Tiền thuế) − Tổng tiền thanh toán, rồi gán trực tiếp giá trị âm này vào cột "Thành tiền chưa thuế" của CHÍNH dòng ghi chú đó (Tiền thuế dòng = 0) — không đụng đến "Tổng tiền CKTM" đầu hóa đơn (giữ nguyên các khoản chiết khấu dòng khác nếu có) — đánh dấu "Đã gán số giảm âm trực tiếp vào Thành tiền của dòng ghi chú giảm thuế". Áp dụng bất kể hóa đơn đã có sẵn CKTM ở dòng khác hay chưa. Trường hợp lệch tổng còn lại KHÔNG có dòng ghi chú này mới xử lý theo cách phân bổ giảm trực tiếp vào Thành tiền dưới đây. Trường hợp giảm trừ ghi bằng dòng chữ dưới hóa đơn (VD "giảm 20% thuế") mà cột Thuế/Phí/CKTM đều bằng 0 và không có dòng ghi chú Nghị quyết như trên: công cụ tự nhận diện phần lệch còn lại và phân bổ giảm trực tiếp vào Thành tiền (1 dòng thì lấy đúng bằng Thanh toán; nhiều dòng thì phân bổ theo tỷ lệ) — được đánh dấu "Đã phân bổ giảm trừ trực tiếp trên Thành tiền". Sheet thứ 4 — "Hạch toán kế toán" (mặc định KHÔNG tick khi xuất, cần chọn thêm nếu muốn): theo nguyên tắc giá gốc, các khoản CKTM/giảm thuế phát sinh từ xử lý lệch tổng (CK phân bổ lại, giảm trực tiếp, giảm theo ghi chú Nghị quyết) được phân bổ theo tỷ lệ Thành tiền chưa thuế thẳng vào từng dòng hàng hóa/dịch vụ chi tiết của chính hóa đơn đó — giảm giá trị hàng tồn kho/giá vốn hàng mua, tổng không đổi. Với các hóa đơn này (needsCK/needsGiam/needsNQGiam — hóa đơn trực tiếp), cột "Giá trị hạch toán" gộp cả Tiền thuế dòng vào giá vốn; hóa đơn bình thường (có thuế GTGT thật, không thuộc 3 diện trên) vẫn tách thuế riêng, không gộp và không bị phân bổ lại. Trường hợp dòng "Chiết khấu thương mại/giảm giá" bị xuất SAI DẤU (dương) trong dữ liệu gốc — thường gặp ở hóa đơn vận chuyển/sàn TMĐT, nơi khoản giảm trừ bị ghi như 1 dòng dịch vụ bình thường: công cụ tự động nhận diện qua tên hàng hóa/dịch vụ (chứa "chiết khấu"/"giảm giá") HOẶC qua Mã HHDV = "VPOINT" (thanh toán bằng điểm thưởng VPoint) và tự động đảo dấu thành âm cho Thành tiền chưa thuế + Tiền thuế của chính dòng đó (Đơn giá giữ nguyên dương), không cần xác nhận. Các dòng có tên NGHI NGỜ là giảm trừ nhưng chưa chắc chắn (chứa "hoàn tiền"/"hoàn phí"/"khuyến mãi"/"voucher") sẽ hiện ở Bước 2.5 để anh tick xác nhận từng dòng trước khi xuất Excel — không tự động đảo dấu.